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成立业主委员会的程序及相关注意事项
来源:贵州本芳律师事务所 发布时间:2024-07-01 浏览次数:308次

成立业主委员会的程序及相关注意事项

作者:赵雄

近日,笔者参加了毕节市七星关区某小区的业主委员会成立工作,特将心得体会及总结的经验撰写成此文,以期为其他小区成立业主委员会提供经验借鉴。


一、筹备组成立前的准备阶段

(一)申请成立业主委员会的条件

符合下列条件之一的,可以召开首次业主大会会议从而达到选举业主委员会委员成立业主委员会的目的:1.交付使用的房屋专有部分面积达到建筑物总面积50%以上;2.交付使用的房屋套数达到总套数50%以上;3.首套房屋交付使用已满两年且交付使用的房屋套数达到总套数25%以上;4.物业服务企业在前期物业服务合同期限内依法解除合同或者前期物业服务合同期限即将届满。

(二)程序

第一步,小区热心业主拟写成立业主委员会申请书并由多位热心业主签字捺印提交街道办事处。

第二步,街道办事处在收到申请书后,会向小区的建设单位发送函件,函告建设单位提交以下资料:1、小区物业管理区域情况证明;2、小区房屋及建筑面积规划建设情况(总面积、总套数)清册;3、已交付房屋情况、已入住房屋情况、首套交付房屋时间;4、建筑规划总平面图;5、交付使用共有设施设备的证明;6、物业服务用房配置证明;7、房屋行政主管部门对小区物业管理区域划分决定书;8、入住业主名册;9、其他有关的文件资料。同时,街道办事处会通知建设单位选派一名公司代表参加筹备组。

第三步,街道办事处在审查资料齐全后会出具首届业主大会筹备组成员报名公告,并在小区内张贴,通知业主报名。公告一般会就报名条件进行说明,缴清物业费、无违建行为、无违法犯罪行为一般为最基本的报名条件。缴清物业费、无违建行为属于判断模范履行业主义务的条件。无违法犯罪行为为模范履行公民义务的条件。

第四步,在报名期限届满后,街道办事处及社区将对提交的报名资料进行审核确认。如果符合条件人数超出报名人数的由社区酌情确定筹备组成员。

第五步,确定筹备组成员后,街道办事处将张贴筹备组成员名单公告,并确定7日异议期,业主对筹备组成员有异议的可以异议书面方式提出异议。期满无人提出异议,筹备组正式成立。

(三)该阶段注意事项

1、具备前述召开业主大会的条件后,一般由极少数热心业主号召成立业主委员会,因此时可能面临人数较少,热心业主可能在需要在小区张贴公告号召其他热心业主参与,但此时张贴公告千万不可使用筹备组名称,因为此时筹备组尚未成立,如使用筹备组名称将会被物业或者其他别有用心的业主投诉。

2、筹备组的正式名称为某某小区首届业主大会筹备组,并非业主委员会筹备组。因为业主委员会是召开业主大会后选举产生,故筹备的是业主大会,并非业主委员会。

3、筹备组由街道办人员担任组长,由社区人员担任副组长,履行法律规定的指导、监督职责。同时,筹备组人员还有一名建设单位代表。因此,筹备组的组成人员由街道办、社区、建设单位及业主代表组成,并非只有业主代表。另外,需要特别注意的是,业主代表中需要含有一名商业代表,故需要提前动员商业业主报名参与筹备组工作。

4、筹备组的业主成员条件:(一)参加筹备组业主成员必须是小区的业主; (二)具有完全民事行为能力;(三)遵守国家有关法律、法规(无违法违纪、无违章搭建、无住改商、无占用公共部分面积等情况);(四)遵守业主大会议事规则、管理规约,模范履行业主义务(按时缴纳物业服务费);(五)热心公益事业,责任心强,公正廉洁;(六)具有一定的组织能力和文化素质(具有协调处理小区矛盾纠纷、处置突发事件能力,有一定的写作功底);(七)具有较强公信力和具备必要的工作时间。具体条件可以根据小区实际情况增加。

5、筹备组业主成员报名方式:(一)筹备组成员通过自荐或推荐方式产生,自荐的业主直接到社区办公室填表和提供相关资料。(二)筹备组成员推荐由社区居委会负责组织,筹备组成员实行实名制联名推荐(20名业主推荐),业主间不得相互循环推荐,推荐人员直接到社区办公室填表和提供相关资料。(三)筹备组成员自荐或推荐表应当写明本人房号、姓名、性别、年龄、政治面貌、从事职业、工作单位及职务、联系方式等,同时提供身份证(户口簿)复印件、不动产登记证书(商品房买卖合同)复印件或其他业主身份的证明材料。

二、筹备组成立后的筹备阶段

(一)程序

1、筹备组第一次会议。筹备组正式成立后,筹备组组长将召集第一次会议。第一次会议,筹备组组长将会组织学习相关法律法规及毕节市业主大会和业主委员会工作指导意见,并就召开业主大会的筹备流程进行讲解,特别是对管理规约、议事规则、选举办法制定过程中的相关事项进行讲解,在该次会议上,需对管理规约、议事规则、选举办法制定的相关责任人以及业主花名册的对接人进行明确。

2、筹备组第二次会议。对管理规约、议事规则、选举办法进行初次审查,提出修改意见。

3、筹备组第三次会议。对根据第二次会议意见修改后形成的管理规约、议事规则、选举办法进行再次审查,如无问题予以通过公式,如存在问题再次修改待下次会议再行讨论。同时,对投票权数进行审查。

4、公示管理规约、议事规则、选举办法征求意见稿、投票权数。拟写公告,告知公示内容、时间、提出异议方式。公示期间不得少于十五天。

5、筹备组第四次会议。对业主提出的异议意见进行审核,异议通过对相关条款进行修改,异议被否决需对异议人进行答复。同时,筹备组成员也可以提出其他修改意见。讨论通过后,形成草案。

6、公示管理规约、议事规则、选举办法征求意见稿。以上意见形成草案后,拟写公告,告知公示内容、时间、提出异议方式。公示期间不得少于十五天。

7、筹备组第五次会议。对业委会委员候选人报名条件进行讨论,此时需对应选举办法设定的报名条件。讨论通过后形成公告张贴,此时的报名条件相较于筹备组成员的报名条件可以适当增加,比如禁止在小区内有噪音扰民行为人员及其家属参与,以免业委会成立后对广场舞等噪音扰民行为进行处理时陷入被动。禁止失信被执行人参与,以免其债务被人民法院强制执行时影响业委会工作。同时,此类人员当选业委会委员将造成业委会的公信力受损。

8、张贴业委会委员候选人报名公告。报名时间可以设置15至20天。报名时间如较短,无法确保全部候选人均有充足时间提交资料。

9、筹备组第六次会议。对业委会委员候选人进行审查,如报名人数超出候选人人数的,需要根据房屋性质、报名人员所在楼栋、报名人员性别、年龄等因素合理确定候选人并决定业委会委员候选人在选票上的排名顺序。

10、张贴候选人名单公告并张贴招募志愿者公告。公示后设置7日异议期由业主对候选人资格提出异议。因诸多事务候选人不便直接参与,故需要招募志愿者。志愿者主要负责流动票箱投票工作以及业主大会的主持、计票等工作。招募志愿者并非法定必经程序,如无需要则无需招募。

11、筹备组第七次会议。确定业主大会的召开时间并就业主大会召开的准备工作作出安排。召开该次会议之前,需提前确定总监票人和总计票人,以上两人不能是候选人,只能从志愿者或热心业主中选择。

(二)该阶段注意事项

1、管理规约的制定。在管理规约的制定过程中,要特别注意业主的权利与义务以及对不文明行为的制止措施。常见的业主不文明行为主要包括广场舞等噪音扰民问题、宠物伤人问题、高空抛物问题、踩踏绿化问题、占用电梯问题。此类问题的制裁措施主要包括对相关人员劝告、劝告不听从予以公示信息、限制相关人员行使业主权利、要求相关人员支付违约金等。在明确赔偿责任时,可以约定业主对无民事行为能力人、限制民事行为能力人以及装修工人、来访客人实施的行为承担连带责任。约定制裁措施时需注意查询相应的法律依据,尽量做到约定于法有据,慎重草拟约定,避免日后出现无效情形,导致约定被人民法院确认无效。

2、议事规则的制定。是否需要设置业主监督委员会是需要考虑的首要问题。如不设置业主监督委员会一般由党小组对业主委员会的工作进行监督。业主委员会的任期以及业主委员会的补贴也是需在其中明确的重要问题。

3、选举办法的制定。选举办法重点需对业主大会召开的规则进行设定。其中业主大会的投票方式尤为关键,因诸多业主并不一定在本地且即使在本地也不愿下楼投票,故一般设置现场投票、流动票箱投票以及电话征求意见三种方式。另外需对业主大会有效召开进行定义,面积及人数超过三分之二即为有效召开。在投票未达法定条件的情况下筹备组可决定延期召开。同时必须特别注意需约定未参与投票业主视为同意大多数业主意见。

4、业主花名册的制定。业主的信息需要联系房开及物业提供,业主花名册关系日后表决权数的公示,需要了解清楚业主住房的面积、房号以及业主姓名等信息。

三、业主大会召开及备案阶段

(一)程序

1、邀请区住建部门和居民委员会代表参加,并认真听取区住建部门和居民委员会代表的意见、建议。并由筹备组制定表决票、选票、委托书等,布置会场,制作票箱等。(1)由筹备组介绍业主大会筹备情况;(2)由筹备组介绍业主委员会委员候选人情况;(3)表决通过《业主大会议事规则》《业主管理规约》《选举办法》;(4)业主投票选举产生业主委员会委员;(5)筹备组发出选举结果公告。

2、业主委员会委员自选举产生三日内召开会议选举主任和副主任。并对业主委员会成员进行分工,签定承诺书。业主委员会自选举产生之日起三十日内,按照备案要求准备资料向区住建局备案。业主委员会选举产生后,筹备组(换届工作组)自然解散。

(二)该阶段注意事项

1、业委会主任副主任是由当选正式委员推选产生,并非由业主大会选举产生,也不是简单地依据选举得票数高低确认业委会主任和副主任。

2、该阶段前期准备工作任务繁重,筹备组中的业主代表应当召集志愿者开会就相关准备工作进行讲解和安排,避免业主大会召开时出现混乱。

四、成立业委会过程中的其他问题

1、心态问题

成立业委会过程中,有的业主会提出质疑、反对甚至会出于不可告人的目的故意刁难。在该过程中,要承受误解甚至辱骂,需要保持良好的心态,心无旁骛,奋力向前。另外,在成立过程中会有部分筹备组成员长期不参会甚至不完成分配的任务,对于出现此类情况也需保持良好的心态,协调其他成员完成任务。

2、内部分工问题

街道办和社区仅仅是对业主大会成立进行指导和监督,并非包保业主大会召开和业主委员会成立,建设单位代表更不可能承担具体工作,所以诸多具体工作需要由业主代表自行完成。筹备组中的业主代表需要承担大量的资料制作、资料张贴以及参会工作,所以筹备组中业主代表的工作分工至关重要。建议管理规约、议事规则、选举办法以及花名册由不同的业主代表负责,协同完成资料制作工作。对接街道办代表、社区代表协调开会时间以及资料张贴由其他业主代表负责。

3、动员小区业主参与问题

虽然筹备组的很多工作不能交由非筹备组成员的小区业主完成,但张贴业主规约、议事规则、选举办法征求意见稿、草案的工作任务过重,可以动员非筹备组成员的小区业主参与。这样有利于加速推进业主大会召开的进度,也有利于宣传业主大会和业主委员会。


总之,业主委员会成立的程序繁琐,需要注意的事项繁多,成立业委会需要有持之以恒的毅力,坚韧不拔的决心,积极奔放的热情。鉴于篇幅有限,诸多问题无法具体展开,日后再就其中的具体问题专篇总结。本人能力水平有限,如有不对之处,望广大网友指出。


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